办公室接待礼仪培训知识

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办公室接待礼仪培训知识(精选3篇)

办公室接待礼仪培训知识1

  一、接待准备

  (一)环境准备

  秘书应注意接待室的布置。应布置得清洁、整齐、美观,让客人一走进来就感到这里的工作有条不紊,充满生机。接待来访的地方应准备好座位、茶水,还应有一部电话,有条件的情况下还应有复印设备、传真机、电脑等。最好能在接待室的墙上挂一面镜子,它可以提醒接待人员随时修饰自己的仪容,始终表现出优雅的仪表和风度。为使接待室内显得生机盎然,可在窗台,屋角摆些盆景或花卉。为了方便来客进屋后有放衣物的地方,应准备衣帽架。要使来访者排解等待的时间,可备一些书报杂志、单位介绍等材料等。

  (二)心理准备

  秘书接待礼仪的基本要素是“诚心”。待人接物应热情开朗、温存有礼、和蔼可亲、举止大方而灵活,克服那种“门难进、脸难看、话难听、事难办”的仪表举止。

  优秀的秘书还应有对各种来客如何应对的心理准备,来访客人大致可以分为三类:

  1. 直接关系的来客,如客户、股东、单位内部高级人员等。

  2. 间接关系的来客,如税务、媒体记者等。

  3. 与工作无关的来客,如上司的朋友、宗教团体、员工家属等。

  秘书要在接待中对各类访客都能以机敏爽快,笑容可掬的态度处理好,使客人有“如沐春风”之感,那就是秘书的成功表现。

  二、接待礼仪

  迎客、待客、送客是接待工作中的基本环节。

  秘书人员接待来访的客人,必须遵循礼貌、负责、方便、有效的原则。

  (一)亲切迎客

  当你看见客人进来时,应马上放下手中的工作,抬起头来朝来人微笑,或从椅子上站起来,礼貌地招呼一声“你好,欢迎光临”。一般情况下不用主动和来访者握手,除非来者非常重要或年事很高,但是如果来者主动把手伸过来,你不要使对方的手悬空,要顺其自然。对于预约的访客或未预约的访客都要热情待之,

  灵活处之。

  (二)热忱待客

  在带领客人时,要配合对方的步幅,在客人左侧前一米处引导。在引路时,上体稍向右转体,左肩稍前,右肩稍后,侧身向着来客,保持两三步距离,可边走边向来宾介绍环境。要转弯或上楼梯时,先要有所动作,让对方明白所往何处。到达会客室前要指明“就要这里”,先敲门,再开门。如果门是向外开的,用手按住门,让客人先进入;如果门往内开,你先进入,按住门后再请客人进入。一般右手开门,再转到左手扶住门,面对客人,请客人进入后再关上门,通常叫做外开门客先入,内开门已先入。

  进入后,引导座位的礼节是:通常请宾客坐上位系指离入口处较远的位子。西方国家通常认为右为上,因此入座时常请宾客坐在主人的右侧。在座位中,一般长沙发留给客人,以单沙发为下座。图示如下:

  会客厅:A——1号宾客 B——2号宾客 C——上司 D——秘书

  对于双边谈判,通常宾主分坐长型桌子的两边,若长桌与入口处垂直,则正

  对门的一侧为上座,归客方坐;背对门的一侧是下座,由主方坐。若长桌与入口处平行,则以进门时右侧为上座,归客方坐;进门时左侧为下座,归主方坐。图示如下:

  会谈室:主方五位会谈手顺序为:1、2、3、4、5

  客方五位会谈手顺序为:A、B、C、D、E

  接待客人时,要主动取过客人的伞、帽子、外套,放在衣帽架上,并说“帮您挂在这儿”。秘书在退出会客室,要关上门时,不要背对访客,而以正面倒走方式退出。

  递送茶水饮料,通常是先宾后主,应是在客人就座后,未开始谈正事前的时候。退出时,要端着托盘轻轻弯腰敬礼,静静退出,通常要面对客人倒退几步,在离开客人的视线后再转身背对客人退出。

  (三)礼貌送客

  “出迎三步,身送七步”是迎送宾客最基本的礼仪。如果以小轿车送客人时,要注意乘车的座位次序,通常是“右为上,左为下,后为上,前为下”。若下车专备有小车司机,那么后座右位为首位,左侧次之,中间再次之,前座右侧殿后。上车依座位尊卑排列次序来进入,下车时,则依相反次序出来。通常入左座进左门,入右座进右门,上车应从车后绕行。如果是主人亲自驾车送客,若只有一位客人,则应陪坐于轿车前座;若主客坐前座外,其他宾客则依次再坐后右、后左、后中,若中途主客先下,则后右座客人应改坐前座陪同主人。图示如下:

  吉普车: 轿车:

  在招呼上车安排座次时,要以客为主,主动上前拉开车门,扶住门框,做出“请上”的手势。若秘书跟车送客,到了目的地下车时要比客人早一步下去,替客人开车门。

  三、国际交往的礼仪原则要点:

  1.注重教养。注意举止,讲究礼仪,遵时守约。

  2.使用礼貌用语。在国际交往中“你好”|“请”、“谢谢”等礼仪语言具有极商的使用频率。

  3.尊重不同国家的习俗。应了解各国禁忌。

  4.尊重隐私。例如“不问婚否、经历、收入、地址”。

  5.女士优先。要求男士在任何场合,从各个方面照顾、帮助妇女。

  6.不卑不亢。要保持人格平等。

办公室接待礼仪培训知识2

  仪表要求表

  第4条 仪容。整洁的仪容及恰到好处的修饰,均能显示出人的修养,

  及本人对工作的自信心,因此除了衣着要得体外,在卫生方

  面也应严格要求自己。具体的礼仪要求如下表。

  仪容要求表

  第5条 仪态。所有人员应举止文明、尊重他人,并善于控制自己的

  情绪,塑造自己的仪态美。具体要求如下。

  ⑴ 站姿要求

  男士站姿要求稳健大方,女士站姿要求优美挺拔。

  规范的姿态应该做到如下几点:

  ①头正。面带微笑,双眼平视前方,下颔微收,表情自然,精神饱满。

  ②肩平。双肩放松,稍沉,后展。

  ③身直。收腹,微挺胸,立腰,夹臀。

  ④腿脚并拢。尽量靠拢膝盖,并脚跟,男士脚尖呈45°左右夹角,女士脚尖脚跟靠拢。

  ⑤双手相握,叠放与腹前。双臂放松自然垂放于身体两侧,男士握手背,女士握四指。尽量不露大拇指。

  ⑥重心在全脚掌上。

  ⑵ 坐姿要求

  男士坐姿要求稳重大方,女士坐姿要求端庄优雅。

  规范的坐姿有以下要求:

  ①入座时

  A上体可微微欠身后落座,但不宜低头、弯腰、含胸。

  B尽量轻、稳、缓,不出异响。

  C无桌时,可走到座位前再转身落座;有桌时,须左进左出。 D如遇座位位置不合适,先把椅子移到合适处再落座。

  E若女士着裙装,须后拢一下再落座。

  ②坐定后姿态

  A上体姿态与标准站姿相同。

  B座位不宜全坐满,一般只坐1/2到2/3。

  C男士双膝可打开比肩窄,脚跟、尖平行朝前;女士必须并拢膝盖,可正向或倾向一侧,两脚平行相靠。

  D男士双手可自然分放在双膝上,亦可握手背放置于双腿靠近身体处;女士可握四指,亦可环扣相握放于双腿1/2处。

  ③离座时

  A上体可微微欠身后离座,但不宜低头、弯腰、含胸。

  B可以一脚后收一小步,然后主要靠下肢力量使身体离开座位。 C离位前,应做好准备,避免掉落或遗漏物品,引发不必要动作出现。

  ⑶ 走姿要求

  男士走姿要求阳刚稳重,女士走姿要求轻快敏捷。

  规范的走姿应该有如下特点:

  ①上体保持规范站姿要求。

  ②重心与脚步同时向前。

  ③走直线。脚跟脚尖的延续尽量在一条直线上,成“一字”步。有困难的男士可脚尖略向外,左右脚跟内侧沿线尽量靠近。

  ④摆臂自然。肩部放松,自然直臂,前后摆动,侧面看——肘关节前后不过自己的身体前后沿。

  ⑤步幅适中。正常情况,前后脚印间距在一个脚印的长度。

  ⑥速率均匀。一般正常情况不宜太快,不宜忽快忽慢。

  ⑷ 蹲立礼仪要求

  男女士蹲立姿态同样要求——稳定、安全、庄重。

  规范的蹲立姿态要求:

  ①上体姿态与标准站姿时一样。

  ②下蹲时,先向前一步,然后保持上体正直的同时,重心下降,屈膝下蹲。

  ③男士两膝可以微分,但不宜超过一拳的距离;女士双膝必须靠紧。

  ④起立时,要保持身体正直,肩部先起,不可臀部先起。

  ⑤另可分以下两种蹲式:

  A高低式(男女通用):蹲下时,一脚在前,一脚在后,在前的脚,全脚掌着地,小腿与地面垂直。在后的脚是支撑点,脚跟提起,前脚掌着地,重心在后脚上。

  B交叉式:女士裙装必须采用的蹲姿,下蹲后两脚双膝交叠,在后方的膝部紧贴前方腿的小腿近脚跟处外侧。

  ⑸ 手势礼仪要求

  手势礼仪要求表

办公室接待礼仪培训知识3

  某小型广告设计有限公司的办公场所较小而员工较多,没有专门的接待室,办公室中各类设备噪声很大,客户来访时,秘书小丛就让来宾直接坐在她的对面洽谈业务。

  小丛接待来宾的方法有何不妥?正确处理方法是什么?

  【分析】

  秘书小丛不应该让来宾直接坐在她的对面洽谈业务。如果没有专门的会客室,应在办公室中安排一个相对安静的角落,让来宾方便就座,可以从容地谈话。

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